Sursa foto: unsplash.com

Managementul resurselor umane intr-o companie cu multi angajati este o activitate foarte complexa, ce necesita concentrare maxima si mare atentie la detalii. Se lucreaza cu date personale si cifre, iar o eroare cat de mica poate avea repercusiuni negative ce se rasfrang atat asupra departamentului HR cat si asupra angajatilor.

Munca intr-un departament de resurse umane poate fi considerabil usurata si eficientizara cu ajutorul unui soft dedicat, care sa preia o buna parte din task-urile specifice.

Daca nu esti inca familiarizat cu un astfel de soft, iti prezentam in continuare principalele avantaje pe care le presupune implementarea acestei solutii.

Cresterea productivitatii

Beneficiile implementarii unui soft online de resurse umane vor fi resimtite in prima faza la nivelul departamentului HR, ai carui angajati vor putea lucra mult mai usor cu datele pe care le gestioneaza.

In loc sa piarda timp cautand in registre si consultand tot felul de fise, acestia vor gasi mult mai usor datele de care au nevoie, prin intermediul softului.

Prin urmare, timpul care este alocat anumitor task-uri se va reduce, la fel si efortul depus de personal, iar aceasta se traduce intr-o crestere a productivitatii la nivelul departamentului.

Totodata, implementarea softului va avea un impact pozitiv si asupra celorlalte departamente care vor comunica mai eficient cu colegii de la HR, iar solicitarile adresate vor primi raspuns intr-un timp mai scurt.

Centralizarea datelor

Utilizarea unui astfel de soft permite o centralizare mai eficienta a datelor, care sunt stocate pe suport digital, in loc sa fie inscrise in tot felul de dosare si registre care se pot pierde sau deteriora.

Datele sunt introduse in soft cu ajutorul calculatorului sau chiar a unui dispozitiv mobil, precum smartphone-ul sau tableta, si pot fi apoi usor accesate, modificate sau sterse.

Automatizarea task-urilor repetitive

Activitatea personalului dintr-un departament de resurse umane include si rezolvarea unor task-uri repetitive, la anumite perioade de timp. Aceasta devine o rutina si exista riscul aparitiei unor greseli pe care angajatii sa le scape din vedere, fiind obisnuiti sa faca acelasi lucru fara a se mai concentra suficient.

Aceste task-uri repetitive pot fi lasate in seama softului digital, care le va rezolva in mod automatizat, fara riscul de a se strecura erori. Este nevoie de atentie doar la introducerea datelor si programarea task-urilor, apoi softul va face toata treaba pe baza unor algoritmi stabiliti.

In acest mod, nu doar ca dispare riscul unor erori, insa personalul este eliberat de anumite sarcini, putand sa se ocupe de alte task-uri.

Reducerea costurilor

Trecerea la managementul digital al datelor presupune si renuntarea la diferite echipamente si consumabile de birotica. Astfel, se reduce simtitor consumul de hartie, iar in departament nu mai e nevoie permanent de dosare, bibliorafturi, mape pentru documente, spatii pentru depozitarea arhivei si multe altele.

Aprovizionarea cu consumabile de birotica se va face mult mai rar, iar aceasta presupune diminuarea cheltuielilor facute in acest sens.

Totodata, informatiile pe care alte departamente le solicita de la HR pot fi oferite intr-un interval foarte scurt.  Astfel, se evita anumite pierderi ce ar putea aparea in procesul de productie din cauza intarzierii acestor date si informatii importante.

Accesul mai usor la informatii

E de la sine inteles ca datele folosite de un astfel de soft sunt securizate si nu pot fi accesate de oricine. Cu toate acestea se poate crea posibilitatea angajatilor de a folosi platforma pentru a afla anumite informatii.

Pe baza unui cod sau a unei parole, acestia pot accesa o sectiune a bazei de date pentru a-si lua singuri informatiile necesare, fara a mai fi nevoie sa se adreseze departamentului HR.

Spre exemplu pot afla cate zile de concediu mai au, la cate zile libere au dreptul, isi pot consulta fisa de pontaj sau statul de plata precum si alte documente de interes.

Acestea sunt cele mai importante cinci motive pentru care ar trebui sa folosesti un soft de resurse umane, iar alte avantaje le vei descoperi singur pe parcurs.