Sursa foto: pexels.com
Sarcinile repetitive reprezintă una dintre problemele stringente ale organizațiilor moderne. În mediul de lucru dinamic din zilele noastre, pentru orice firmă/companie este deosebit de important să-și mențină nivelul de productivitate ridicat pentru a putea rămâne competitivă pe piață. Una dintre cele mai simple modalități pentru îmbunătățirea activității este automatizarea unora dintre procesele mari consumatoare de timp cu ajutorul ERP. Vezi mai departe ce trebuie să faci pentru optimizarea taskurilor zilnice:
Ce înseamnă ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) se referă la planificarea resurselor întreprinderii și este un sistem informatic care permite managementul integrat al proceselor și operațiunilor firmei. Acesta oferă instrumente de automatizare care contribuie la simplificarea sarcinilor zilnice din diferite zone de business, cum ar fi departamentele de contabilitate, achiziții, vânzări sau producție.
Într-o companie, de cele mai multe ori, datele sunt dispersate. Un program ERP, care are la bază o platformă informatică folosită pentru gestionarea, automatizarea și monitorizarea proceselor, este instrumentul care permite transpunerea tuturor datelor firmei într-un soft unic, integrat. Soluția Enterprise Resource Planning este destinată societăților și se poate implementa indiferent de specificul activității acestora: producție, retail, distribuție, servicii, construcții sau e-Commerce.
Cum funcționează un sistem ERP?
O companie care alege automatizarea proceselor repetitive cu softul ERP beneficiază de o viziune integrată a businessului. Principiul de bază al funcționării sistemului este colectarea centralizată, stocarea și integrarea datelor afacerii cu scopul de a le distribui la scară largă. Practic, informațiile adunate de la mai multe departamente sunt puse laolaltă pentru a crea o perspectivă unitară asupra companiei, acestea fiind transparente și ușor accesibile conducerii.
Cu ajutorul platformei ERP, pot fi extrase rapoarte și grafice, sunt simplificate anumite proceduri și automatizate procese repetitive ce țin de birocrație. De regulă, sistemele ERP sunt modulare, ceea ce înseamnă că implementarea unui soft se poate face parțial sau integral, în funcție de nevoile companiei.
Cum poți optimiza procesele repetitive prin intermediul ERP?
Ideală pentru organizarea și controlul afacerii, o aplicație ERP se folosește în majoritatea departamentelor dintr-o companie pe cele mai importante fluxuri de lucru. Înregistrarea datelor în sistemul ERP se realizează prin diverse metode precum importul din alte baze de date, transferul cu ajutorul tehnologiei Electronic Data Interchange (EDI) sau introducerea de către operatori prin scanarea codurilor de bare ori de la tastatură. Iată cum poți optimiza activitățile repetitive cu ajutorul ERP:
-
Reunești toate informațiile într-o bază de date comună care poate fi accesată în același timp de către angajații din toate departamentele companiei.
-
Cele mai frecvente operațiuni ale firmei, cele ce țin de facturare, achiziții, comenzi, livrări, gestiunea stocurilor, resurse umane, contabilitate și financiar se realizează prin aplicația ERP;
-
Sistemul se folosește pentru generarea de documente și introducerea documentelor emise în alte sisteme, toate rămânând înregistrate în aplicație. Poate fi vorba despre facturi către clienți, avize, oferte, comenzi, proforme, contracte, facturi de la furnizori, extrase bancare de încasări etc;
-
Toate rapoartele, situațiile și analizele referitoare la activitatea companiei se generează din program, foarte repede, indiferent că acestea sunt destinate angajaților, managerilor de departamente sau directorilor generali;
-
Monitorizezi stocurile eficient deoarece sistemul ERP permite evidența corectă a locației produselor, inclusiv urmărirea și gestionarea mărfurilor din diferite depozite sau a articolelor de pe rafturi, disponibile consumatorilor.
Un soft ERP este util pentru digitalizarea informațiilor, automatizarea și facilitarea proceselor repetitive. Un alt avantaj este acela că informațiile pot fi accesate de oriunde, cu un dispozitiv mobil. Din acest motiv, companiile își pot standardiza sistemele pentru sporirea eficienței în toate departamentele și pot facilita colaborarea între angajați oferindu-le o experiență comună chiar dacă se află în zone diferite ale afacerii.